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Personalplanung – Gutes Recruiting als Grundlage für eine erfolgreiche Zukunft des Unternehmens

Veröffentlicht am Mittwoch, den 20. Dezember 2017

Statistiken zeigen, dass im Recruiting nur eine geringe Anzahl von Personalern die freien Stellen im Unternehmen schnell qualitativ hoch besetzen können: Nicht selten werden Bewerbungsfristen verlängert, weil entweder zu wenige Bewerbungen eingegangen sind oder der passende Kandidat oder die passende Kandidatin einfach noch nicht gefunden wurde. Hierbei ist es gleich, ob es sich um einen Ausbildungsplatz, ein Traineeship oder eine Festanstellung handelt. Der demografische Wandel in der Gesellschaft und das Schlagwort Fachkräftemangel sind für diese Situation mitverantwortlich. Ein Lösungsansatz: eine strategische Personalplanung.

Was macht Personalplanung so notwendig für gutes Recruiting?

Eine strategische Personalplanung trägt maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. HR-Mitarbeiter und Recruiter haben aber nicht nur die Aufgabe, nach der Ermittlung des Personalbedarfs und der Feststellung eines Defizits beim Ist-Zustand adäquates Personal zu finden. Vielmehr sind sie auch damit beauftragt, Entwicklungsmöglichkeiten der aktuellen Mitarbeiter zu erkennen, um sie beispielsweise mit Weiterbildungen gezielt zu fördern.

Dies kommt sowohl dem Betrieb als auch dem Angestellten zugute. Wer bei dieser Personalentwicklung strategisch vorgeht, kann gegebenenfalls Neueinstellungen und damit Kosten senken oder sie – zum Beispiel durch eine Verlagerung der Aufgabengebiete des Angestellten – optimieren. Kurzum: Für eine strategische Personalplanung muss immer auch die qualitative Personalplanung mitgedacht werden.

Zur Personalplanung gehört natürlich auch, im Blick zu haben, wann die mögliche Befristung eines Mitarbeiters endet oder er in den Ruhestand wechselt. So besteht die Möglichkeit, frühzeitig zu reagieren und Stellen bei Bedarf zügig nachzubesetzen, so dass ein Arbeitsstillstand vermieden wird.

Sollte man vakante Stellen im Unternehmen um jeden Preis nachbesetzen?

Nein, denn zunächst sollte der aktuelle Personalbedarf ermittelt werden. In der Regel kann eine Personalbedarfsplanung – quantitativ wie qualitativ – kurz-, mittel- oder langfristig angelegt sein. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Betrieb aus und ist abzusehen, dass die Stelle in Zukunft generell nicht benötigt wird oder die Aufgaben durch andere Mitarbeiter aufgefangen werden können, ist eine Nachbesetzung strategisch unklug. Wird die Position erst wieder in einigen Jahren relevant, muss noch nicht mit dem Recruiting begonnen werden. Auf diese Weise können Personalkosten eingespart werden, die an anderer Stelle besser ausgegeben werden können, zum Beispiel bei der Einarbeitung von Mitarbeitern.

Wie lässt sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter optimieren?

Ob ein neuer Bewerber aus dem firmeneigenen Online-Assessment-Center, ein bereits registrierter Bewerber der Talentdatenbank oder ein bereits angestellter Mitarbeiter, der die Abteilung wechselt: Die Einarbeitung muss eine wichtige Rolle im Alltag des Unternehmens einnehmen. Unabdingbar ist ein intensives Onboarding, welches sowohl fachlich, strategisch als auch zwischenmenschlich einheitlich gestaltet werden muss. Ein Tipp für den reibungslosen Ablauf: das Job Shadowing. Im Zuge dessen erleben Newbies hautnah den Arbeitsalltag der bereits beschäftigten Angestellten. Man schaut ihnen aktiv über die Schulter und lernt viel mehr als man in unzähligen Gesprächen über das Themengebiet lernen würde.

Wann ist Personalentwicklung bei der Arbeit erfolgreich?

Fortwährendes Lernen, beispielsweise als Coaching in Form von Fort- und Weiterbildungen, ist ein wichtiger Bestandteil der Personalentwicklung. Davon profitieren Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen. Ein derartiges Angebot erhöht meist die Mitarbeiterzufriedenheit und bringt noch qualifiziertere Fachkräfte für das Unternehmen hervor – ein Beispiel für erfolgreiche Personalentwicklung.

Eine moderne Form der Personalentwicklung als wichtiger Bestandteil im Recruiting: Mitarbeiter, die als Markenbotschafter eingesetzt werden. Sie fühlen sich offenkundig nicht nur im Unternehmen wohl, sondern kommunizieren das auch nach außen. Die Folge sind im besten Fall neue Bewerber, die über Social-Media-Kanäle targetiert sowie authentisch angesprochen werden und sich auf einen Job im Unternehmen bewerben.

Nach welchen Maßstäben stellt man neue Mitarbeiter ein?

Personaler möchten nicht nur Mitarbeiter einstellen, die den Anforderungen der zukünftigen Abteilung gewachsen sind. Stattdessen ist für Recruiter schon während der Planung des Bewerbungsverfahrens eine Sache ganz wichtig: Zukünftiges Personal sollte zum Unternehmen und dessen Werte und Ziele passen. Ist das Cultural Fit aus beider Sicht stark ausgeprägt, muss es im modernen Recruiting ein wichtiges Argument für den Bewerber und seine Einladung zum Vorstellungsgespräch sein. Passen darüber hinaus Qualifikation und Anforderung zusammen – umso besser.

 

Warum ist Recruiting generell so wichtig?

Für Unternehmen wird es immer schwieriger, geeignetes Personal zu finden und insbesondere zu halten. Arbeitskräfte aus der Generation Y und der Generation Z haben hohe Ansprüche an die Arbeitgeber, die es im Rahmen des E-Recruitings zu erfüllen gilt. Hier ist der erste Schritt für Unternehmen, eine auffallende Stellenanzeige zu konzipieren und sie auf passenden Jobportalen zu schalten – und sich von der Konkurrenz abzuheben.

Weiterhin gewinnt auch das Active Sourcing immer mehr an Bedeutung. Heutzutage gehen in vielen Branchen Personaler auf einen Kandidaten zu und bewerben sich bei ihm – auch im Social Web. Der Grund für Social Recruiting: Fach- und Führungskräfte erhalten inzwischen oft mehrere Angebote gleichzeitig, aus denen sie wählen können. Auch im Offline-Bereich zeigt sich immer mehr, dass qualifizierte Mitarbeiter von bereits angestelltem Personal empfohlen werden. Hier ergreifen also auch wieder die Personaler die Initiative.

Tipp: Für eine strategische Personalplanung ist es unabdingbar, auch den intrinsischen Mehrwert im Job hervorzuheben. Im Rahmen von Social Benefits erhöhen After-Work-Partys die Zufriedenheit der Angestellten immens – vorausgesetzt, sie passen in die Unternehmensphilosophie. Hier gilt: authentisch bleiben! Ein konservativer ausgelegtes Unternehmen sollte sich auch trauen, sein eigenes Recruiting so zu betreiben.

Warum ist Flexibilität die Zukunft in der Personalplanung?

Ob Start-ups, mittelständische oder große Unternehmen: Eine professionelle Personalstrategie sollte jeder Betrieb haben. Die Funktion liegt auf der Hand: So können die perfekten Arbeitskräfte zur richtigen Zeit in der richtigen Abteilung eingesetzt werden, um so den Unternehmenserfolg zu sichern. Unabhängig von der genauen Strategie ist eine Sache abschließend ganz wichtig – Flexibilität.

Moderne Personalplanung muss auf zeitaktuelle Entwicklungen angemessen reagieren. Hierbei handelt es sich um einen Prozess, der konstant weiterläuft, so dass die Personalplanung immer wieder vor Herausforderungen steht, auf die es mit den richtigen Maßnahmen zu reagieren gilt.

Bildquelle: Pressmaster/shuttertsock.com, g-stockstudio/shutterstock.com

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Kerstin Reese Kerstin Reese
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